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ChatGPTで社内マニュアルを作る方法｜新人教育・引き継ぎに役立つ5ステップ
「新人が入社するたびに同じことを説明している」
「仕事のやり方が担当者によって違う」
中小企業では、業務マニュアルを整えたいと思っていても、日々の仕事が忙しく、なかなか作成できないことがあります。
そんなとき、ChatGPTを使って業務の手順を整理する方法があります。
こんにちは、AIお助け組です。
今回は、社内マニュアルを作る5つのステップをご紹介します。
ChatGPTで社内マニュアルを作る5ステップ
STEP 1｜業務を一つ選ぶ
最初から会社のすべての業務をまとめる必要はありません。
例えば、次のような仕事から始めましょう。
電話の取り次ぎ
問い合わせメールへの対応
日報の入力
備品の発注
書類の保管
一つの業務に絞ることで、マニュアルの内容を確認しやすくなります。
STEP 2｜現在の作業手順を書き出す
まずは、実際に作業をしている担当者に流れを確認します。
例えば、電話の取り次ぎなら「会社名と氏名を確認する」「用件を聞く」「担当者の在席を確認する」といった手順が考えられます。
この段階ではAIに手順を想像させず、実際の業務を記録することが重要です。
STEP 3｜ChatGPTで文章を整理する
確認済みの手順をもとに、新入社員でも理解しやすい文章へ整理します。
入力する指示文の例：
「以下は社内の電話対応手順です。新入社員向けに、作業順序を変更せず、番号付きの手順書にしてください。元の文章にない業務ルールは追加せず、不明な点は『要確認』と記載してください。」
これに続けて、機密情報を含まない検証用の手順を入力します。
STEP 4｜担当者が内容を確認する
AIの文章が読みやすくても、手順が正しいとは限りません。
特に、金銭管理、個人情報、事故防止、顧客対応などに関係する業務では、確認と承認が必要です。
担当者が実際に操作しながら、抜けている手順がないか確認しましょう。
STEP 5｜更新担当者と更新日を決める
マニュアルは作成して終わりではありません。
システムや社内ルールが変更されたときに、誰が内容を更新するか決めておきます。
最終更新日と確認者を記載しておくと、古い情報を使い続けるリスクを減らせます。
マニュアルに入れたい基本項目
業務によって違いはありますが、次の項目を意識すると整理しやすくなります。
業務の目的
対象となる担当者
作業開始前の準備
実際の操作手順
注意事項
トラブルが起きた場合の連絡先
更新日・確認者
AIを使ってチェックリストも作ろう
文章形式のマニュアルを作成した後、確認用チェックリストを作ることもできます。
例えば、次のように依頼します。
「この業務マニュアルをもとに、作業漏れを防ぐチェックリストを作成してください。実際の手順にない項目は追加しないでください。」
新人教育や引き継ぎだけでなく、日常業務の確認にも活用できる可能性があります。
こんな使い方には注意
AIに社内ルールを勝手に作らせない
実際の会社のルールと違う内容が作られる可能性があります。
機密資料を無条件にアップロードしない
会社で利用が認められたAIサービスか、入力する情報を扱ってよいか確認しましょう。
安全に関わる作業を省略させない
AIの要約によって重要な注意事項が消えていないか確認する必要があります。
スタッフからのひとこと
社内マニュアルは、最初から立派な冊子を作る必要はありません。
まずは新人スタッフによく聞かれる質問を一つ選び、A4用紙1枚程度の手順書にしてみてはいかがでしょうか。
まず一つ完成させてみることで、自社に合ったマニュアルの作り方も見えてきます。
まとめ
ChatGPTは、社内マニュアルの文章整理やチェックリスト作成の補助に活用できます。
重要なのは、実際の業務を知る担当者が内容を確認し、更新を続けることです。
まずは簡単な業務から試してみましょう。
参考情報
ChatGPT
経済産業省
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