AI導入支援
生成AIに個人情報を入力して大丈夫？企業向け利用ルールと注意点
ChatGPTなどの生成AIを仕事で活用したいと思っても、「顧客の名前や社内資料を入力して大丈夫なのだろうか」と不安を感じる方もいらっしゃると思います。
実際に、AIを業務で使う際には情報の取り扱いに注意が必要です。
ただし、「生成AIだからすべて危険」「有料サービスなら何を入力しても安全」というわけではありません。
重要なのは、扱う情報と利用するサービスの条件を確認することです。
生成AIに入力する情報を分類する
1. 一般公開している情報
自社サイトに掲載しているサービス説明や、個人を特定しない架空の例などは、比較的試しやすい情報です。
ただし、第三者が公開している資料については、著作権や利用条件に注意しましょう。
2. 社内限定の情報
未公開の売上、取引条件、営業戦略、事業計画などは慎重に扱う必要があります。
企業秘密や契約上の守秘義務に関係する場合もあります。
3. 個人情報を含む情報
顧客名簿、氏名と連絡先、従業員の人事情報、個別の問い合わせ記録などは、利用目的や個人情報の取り扱いについて十分な確認が必要です。
個人情報保護委員会も、生成AIサービスの利用に関する注意喚起を公表しています。
企業が決めておきたい5つの利用ルール
1. 利用してよいAIサービス
社員がそれぞれ異なるサービスを自由に使うと、情報の管理が難しくなる場合があります。
会社で利用を認めるサービスと管理担当者を決めましょう。
2. 入力禁止・要承認の情報
顧客名簿、未公開契約書、認証情報など、入力を制限する情報を具体的に決めます。
最初は架空のサンプルを使用する方法もあります。
3. 契約条件とセキュリティ設定
入力したデータの利用目的、保存期間、アクセス権限、削除方法などを確認します。
サービスや契約プランによって条件が異なる場合があるため、利用前に公式情報を確認しましょう。
4. AIの出力結果の確認
AIが作成した文章に、誤った情報や存在しない数値が含まれる場合があります。
顧客向けの回答、見積金額、契約内容などは担当者が確認する必要があります。
5. トラブル発生時の連絡先
誤って情報を入力した場合や、共有先を間違えた場合の報告先を決めておきましょう。
必要に応じて法令上の対応も確認します。
実務例｜顧客メールの返信文をAIで作るには？
例えば、お客様から納期について問い合わせが届いた場合です。
原文をそのままAIに貼り付けるのではなく、まず個人名や取引内容を伏せた架空の例で返信案を作る方法があります。
AIには「納期が未確定であることを伝える丁寧な返信文を作成してください」と依頼します。
作成された文章を確認し、確定している情報だけを使って返信します。
利用環境が顧客データの取り扱いに適していることを会社として確認できた場合に限り、必要な情報を定められた手順で使用しましょう。
社内ルールは最初から複雑にする必要がある？
必ずしも長い規程を最初から作る必要はありません。
まずは、利用サービス、責任者、入力禁止情報、確認者、事故時の連絡先などを整理することから始めましょう。
その後、利用範囲の拡大に合わせて必要な内容を追加していく方法があります。
よくある質問
有料プランなら個人情報を自由に入力できますか？
いいえ。有料であることだけでは判断できません。契約条件、情報の内容、社内規程、適用法令などを確認してください。
名前をA社に置き換えれば匿名化できますか？
必ずしもそうではありません。取引内容や日付などの情報から特定される可能性があるため、慎重な確認が必要です。
岡山の中小企業がAIを導入するなら
専任のIT担当者がいない企業でも、簡単なルールを整えることから始められます。
まずは機密性の低い業務で試し、社員が安心して利用できる環境を作ることが重要です。
まとめ
生成AIを安全に使うためには、情報の分類、契約条件の確認、社内ルール、最終確認の仕組みが必要です。
便利さだけを優先せず、自社に合う利用方法を段階的に整えましょう。
参考情報
個人情報保護委員会「生成AIサービスの利用に関する注意喚起等について」
https://www.ppc.go.jp/news/careful_information/230602_AI_utilize_alert/
経済産業省・総務省「AI事業者ガイドライン 第1.2版」
https://www.meti.go.jp/shingikai/mono_info_service/ai_shakai_jisso/20260331_report.html
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