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見積書・請求書に生成AIを使っても大丈夫？中小企業が確認したい6つの注意点
こんにちは！AIお助け組 岡山店長の和氣です。
「見積書や請求書をAIで作れば、事務作業が楽になるのでは？」と考えたことはありませんか？
生成AIは、見積項目の説明文を整えたり、請求書に添えるメールを作成したりする補助として活用できます。
ただし、金額の計算、税率、取引条件、請求先などを生成AIの回答だけで確定するのは避けましょう。
今回は、中小企業が見積書・請求書へ生成AIを取り入れる際の6つの注意点を紹介します。
生成AIに向いている作業と向いていない作業
向いているのは文章の下書きや情報整理
例えば、次のような仕事です。
見積書に添える商品・サービス説明文の作成
請求書送付メールの下書き
見積項目の表記ゆれの整理
社内の請求業務マニュアルの構成案作成
これらは担当者が確認・修正しやすい業務です。
正確な金額処理には専用の仕組みが必要
数量と単価の掛け算、税率ごとの消費税、値引き、端数処理などをAIの自由回答に任せると、誤計算の可能性があります。
金額は表計算ソフトや請求書システムの計算機能を使い、AIは文章作成などの補助に役割を限定するとよいでしょう。
見積書・請求書のAI活用で確認したい6項目
1. 数量・単価・合計額を確認する
例えば、複数の商品に値引きが入る見積書では、どの項目に値引きを適用するのかによって金額が変わります。
AIがそれらしい合計額を表示しても、元の数量・単価・計算式に戻って確認しましょう。
2. 消費税とインボイスの記載事項を確認する
適格請求書を発行する場合、登録番号、取引年月日、取引内容、税率別の金額や消費税額など、必要な事項があります。
国税庁の最新情報と、自社の取引・登録状況を確認してください。税務上の判断が必要な場合は税理士などの専門家に相談しましょう。
3. 顧客情報や取引条件をむやみに入力しない
顧客名、請求金額、取引先の住所、仕入原価などは、会社の重要な情報です。
利用するAIサービスの契約条件やデータ利用設定を確認し、入力禁止情報を決めておきましょう。
4. 見積書の内容と請求書の内容を照合する
見積金額と実際の受注金額が異なることがあります。
AIに以前の見積書を参照させた場合でも、請求の根拠となる正式な受注内容・納品内容を担当者が確認してください。
5. 宛名・日付・支払条件を確認する
取引先の正式名称、振込先、支払期限、振込手数料の取り扱いなどを、AIに推測で補わせないことが重要です。
6. 発行前の承認担当者を決める
AIが文章を作る工程と、会社として正式な帳票を発行する工程を分けます。
特に、金額変更や再発行があった場合の承認方法を明確にしましょう。
おすすめの導入方法
最初から帳票作成全体を自動化するのではなく、まずは請求書送付メールの作成や、見積項目の説明文などから試します。
その後、手作業の転記が多ければ、既存ソフトのCSV入出力や連携機能を検討します。
AIに任せる工程と、計算式や人の判断で確定する工程を分けることが大切です。
「現在のExcelや請求ソフトを活かして作業を減らしたい」という場合は、AIお助け組へのお問い合わせはこちら。
よくある質問
ChatGPTで請求書を自動作成できますか？
文章や表の下書きは作成できます。ただし、正式な帳票として必要な情報の確認、金額計算、保存や承認の方法は別途設計する必要があります。
専用ソフトを新しく購入すべきですか？
必ずしも必要ではありません。現在のExcelや会計ソフトに必要な機能があるか、最初に確認しましょう。
まとめ｜AIは帳票作成の補助として活用する
見積書・請求書に生成AIを活用するときは、文章の下書きと金額・取引内容の確定を分けることが重要です。
