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中小企業の生成AI利用ルールの作り方｜社員に配布できる基本項目と記入例
こんにちは、AIお助け組です。
「社員がChatGPTを使い始めたけれど、会社としてルールが決まっていない」
そんな状態になっていませんか？
生成AIは便利ですが、仕事で使う場合には、入力する情報や回答の確認方法について共通のルールが必要です。
今回は、中小企業でも取り入れやすい、生成AI利用ルールの作り方をご紹介します。
なぜ生成AIの社内ルールが必要なのか
例えば、担当者ごとに利用するAIサービスが異なると、顧客情報の扱い方や契約条件も統一されない場合があります。
また、AIの回答を確認せずにお客様へ送信すると、誤った案内につながる可能性があります。
社内ルールは、社員を制限するためだけでなく、安全にAIを使える範囲を明確にするためのものです。
社内ルールに入れたい7つの項目
1. 使用を認めるAIサービス
会社として利用を承認したサービスと、管理する担当者を決めます。
個人アカウントと会社用アカウントをどう扱うかも確認しましょう。
2. 入力してはいけない情報
顧客の個人情報、未公開の契約内容、パスワード、社外秘の資料など、入力を制限する情報を具体的に決めます。
利用条件を確認したうえで、必要に応じて例外の承認手続きを設けます。
3. 利用してよい業務
例えば、一般的なメールの下書き、公開情報の要約、架空データを使った作業手順の検討などから始める方法があります。
4. AIの回答を確認する人
AIが作成した文章や数値を、誰が確認するのか明確にします。
特に顧客へ送る資料、契約条件、見積金額などは確認責任を決めておきましょう。
5. AIによる外部操作のルール
AIがメール送信、データ削除、契約変更などを行える場合には、必要な承認と操作権限を設定します。
6. 問題が起きた場合の連絡先
情報を誤って入力した場合や、不適切な回答を外部へ送信した場合などの報告先を決めます。
7. ルールの更新方法
サービスの機能や契約条件は変わる場合があります。
定期的にルールを見直し、社員へ変更内容を伝えましょう。
社員に配布する利用ルールの記入例
以下は社内向けのたたき台です。実際に使用する場合は、自社の契約、業務、情報管理方針に合わせて調整してください。
生成AI利用ルール（社内用・例）
第1条｜目的
生成AIを業務効率化の補助として適切に利用し、情報の安全性と業務品質を維持することを目的とします。
第2条｜利用サービス
会社が承認したAIサービスのみを業務で利用します。
第3条｜入力情報
会社が許可していない顧客情報、個人情報、機密情報、認証情報を入力してはいけません。
第4条｜回答の確認
AIの回答は参考情報として扱い、社外へ提出する文書や重要な数値は担当者が確認します。
第5条｜外部操作
AIによる送信・登録・変更・削除などの操作は、会社が定める承認手続きに従います。
第6条｜問題発生時
情報管理上の問題や誤送信などが発生した場合は、速やかに社内責任者へ報告します。
第7条｜改定
利用状況やサービスの変更に応じて、社内ルールを見直します。
社内ルールを定着させる方法
ルールを配布するだけでなく、実際の操作例を使って社員に説明しましょう。
例えば、架空の顧客情報を使い、「入力できる例」と「入力してはいけない例」を比較する方法があります。
また、業務に必要以上の制限をかけないよう、現場の担当者の意見も確認することが大切です。
よくある質問
小規模な会社でもルールは必要ですか？
人数が少なくても、顧客情報や機密情報を扱うなら利用方法を決めておくことが重要です。
この記入例をそのまま社内規程にできますか？
一般的な例であり、すべての企業に必要な法的・契約上の要件を満たすものではありません。実際の運用環境に合わせた確認が必要です。
まとめ
生成AIの社内ルールは、最初から複雑な規程にする必要はありません。
まずは利用サービス、入力情報、確認責任、問題発生時の対応を決めるところから始めましょう。
AIを安心して活用できる環境を、少しずつ整えていくことが大切です。
参考情報
個人情報保護委員会「生成AIサービスの利用に関する注意喚起」
https://www.ppc.go.jp/news/careful_information/230602_AI_utilize_alert/
経済産業省「AI事業者ガイドライン」
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